Code de conduite de la Chambre nationale des notaires - modalités d’application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
Le Règlement général sur la protection des données, aussi connu comme le RGPD, est un règlement européen fixant des règles pour la protection et la libre circulation des données à caractère personnel. Toute instance privée et publique (y compris les notaires) est tenue de suivre ces règles européennes.
Le RGPD prévoit la possibilité d’établir des codes de conduite. Il s'agit d'un outil volontaire où des règles spécifiques pour la protection des données à caractère personnel sont décrites par catégorie de responsables du traitement et/ou sous-traitants au niveau sectoriel. Les codes de conduite décrivent les conduites juridiques et éthiques les plus appropriées d’un secteur. L’Autorité de Protection des Données stimule les fédérations et les organisations sectorielles à développer des codes de conduite.
L’assemblée générale de la Chambre nationale des notaires a approuvé un code de conduite le 28 janvier 2021, le jour européen de la protection des données. Ce code de conduite a été approuvé par l’Autorité de Protection des Données le 8 avril 2021 et a ensuite été approuvé par Arrêté royal le 24 juillet 2021. Cliquez ici pour plus d'informations sur l'avis de l'APD.
Le code de conduite a pour objectif d’aider tous les notaires de Belgique, les responsables du traitement, à traiter les données à caractère personnel dans le cadre de leurs activités conformément aux exigences du RGPD. Les personnes concernées par ce code de conduite sont les citoyens vu leur implication directe ou indirecte dans les dossiers notariés.
Le code de conduite complète les règles du RGPD et les précise dans le cadre du secteur notarial. Le code de conduite veille également à l’harmonisation des mesures de protection des données lors de l’accomplissement des tâches notariales.
Quelles sont les catégories de traitement et des données à caractère personnel visées dans le code de conduite ?
Les données à caractère personnel traitées sont protégées par le secret professionnel ou le devoir de discrétion.
Traitement des données à caractère personnel :
- Récolte des données à caractère personnel auprès des personnes concernées, auprès des sources authentiques, telles que le registre national ou la banque-carrefour de la sécurité sociale et auprès des administrations
- Insertion des données dans les actes authentiques et dans les autre documents préparés par les notaires
- Conservation des données dans les dossiers des notaires
- Transfert des données à caractère personnel ver les administrations autorisées dans le cadre de la législation en vigueur.
Catégories de données à caractère personnel :
- Données d'identification
- Données relatives à la capacité des personnes
- Données fiscales et financières
- Données familiales
- Données sociales
Quelles sont les modalités d’application ?
Le code de conduite contient les modalités d’application suivantes :
- Délégué à la protection des données
Le notaire désigne un délégué à la protection des données et se fait conseiller quant à l’application du code de conduite. Un délégué à la protection des données, plus connu comme un DPO, veille au respect du RGPD, fonctionne comme point de contact pour les personnes concernées, ...
- Mesures de sécurité
Le notaire prend des mesures en vue de garantir la sécurité des données à caractère personnel traitées. Ces mesures sont décrites dans une politique écrite en matière de sécurité d'informations, cette politique est un document interne et est accessible aux collaborateurs de l'étude. Le notaire veille en outre à ce que les sous-traitants de l’étude notariale effectuent leur mission conformément aux dispositions du RGPD.
- Mesures internes
Les collaborateurs de l’étude veillent à la protection des données à caractère personnel, le notaire leur donne à ce sujet les instructions suffisantes.
- Droit à l’information
Le notaire fournit aux clients et autres personnes concernées un accès facilité à toutes les informations nécessaires à l’exécution de leurs droits et ce au moment où les données à caractère personnel ont été obtenues.
Contrôle
Le respect du code de conduite et du RGPD par les notaires sera contrôlé par les chambres des notaires, l’Autorité de Protection des Données peut également toujours effectuer un contrôle.
