Les organes de la copropriété

Dès qu'un immeuble est divisé en au moins deux appartements différents, il existe une situation de copropriété qui pourra donner naissance à l'association des copropriétaires.

L'association des copropriétaires naît en même temps que la copropriété, pour autant que :

• il existe au moins deux lots différents appartenant à des propriétaires distincts.
• l'acte de base et le règlement de copropriété aient été transcrits au bureau des hypothèques.

Cette association a une existence propre, comme les sociétés commerciales, les ASBL ou les institutions publiques. Elle a la "personnalité juridique", ce qui signifie que son existence est indépendante de celle des copropriétaires. Elle continuera à exister, même si les copropriétaires qui l'ont créée sont décédés, ou elle peut être dissoute si un propriétaire possède tous les appartements.

Possibilité de créer des 'sous-associations' de copropriétaires

Si l'indivision principale comprend 20 lots ou plus, l’acte de base peut prévoir la création d'associations partielles :

• par immeuble dans un groupe d'immeubles ou,
• par élément de cet immeuble, si un immeuble comporte une séparation physique en éléments clairement distincts.

Le but de ces associations partielles est de pouvoir régler plus rapidement des questions qui ne concernent qu’une partie des copropriétaires, par exemple dans les immeubles disposant de plusieurs entrées distinctes.

• L'assemblée générale (AG), c'est l'ensemble des copropriétaires. Elle comprend donc tous les copropriétaires, à l'exclusion des locataires ou des personnes étrangères à l'immeuble. Les locataires sont cependant protégés parce qu'ils ont le droit de formuler par écrit leurs observations relatives aux parties communes de l'immeuble.
• L'AG doit être présidée par un copropriétaire.
• L'AG se réunit et prend les décisions à :
  • Une majorité des 2/3 pour les décisions concernant les travaux dans les parties communes (exemple : rénovation de la cage d’escalier, de la façade, etc.).
  • Une majorité de 50% + 1 voix pour les décisions relatives aux travaux requis par la loi (exemple : se conformer aux normes d’isolation, à la sécurité incendie, etc.).
  • Une majorité de 4/5 pour la démolition suivie d’une reconstruction d’anciens immeubles d’habitation, pour autant que la démolition soit rendue nécessaire pour des raisons de salubrité, de sécurité, ou parce que la rénovation entrainerait des coûts disproportionnés.
• Application du principe "le payeur décide" : si le règlement de copropriété met les frais d’une partie commune à la charge exclusive de certains copropriétaires, en principe seuls ces copropriétaires participeront au vote relatif aux travaux d’entretien, de réparation ou de remplacement de cette partie commune.
• Si une situation s’avère complètement bloquée, les copropriétaires peuvent s’adresser au juge de paix afin que celui-ci désigne un administrateur provisoire qui prendra les décisions à la place de l’association des copropriétaires.
• Les décisions de l'assemblée générale doivent être respectées par tous ; il existe cependant une possibilité de demander judiciairement l'annulation d'une décision irrégulière ou frauduleuse. Le délai d’introduction par un copropriétaire d’une action en justice afin d'annuler ou de réformer une décision irrégulière, frauduleuse ou abusive de l’AG est portée de 3 à 4 mois et se calcule à partir de la date à laquelle l’AG a eu lieu.
• Dans le règlement de copropriété, il faudra mentionner la période annuelle de 15 jours pendant laquelle se tient l’AG ordinaire de l'association des copropriétaires.

La correspondance recommandée soit adressée :

• au siège de l'association des copropriétaires et,
• au domicile, ou à défaut, à la résidence ou au siège social du syndic.

Le but est d'éviter que le syndic ne passe à côté d'informations importantes : telles que les lettres émanant des banques ou des compagnies d’assurance...De cette manière, le syndic ne pourra prétendre ne pas en avoir eu connaissance.

Le conseil de copropriété est obligatoire dans tout immeuble ou groupe d'immeubles d'au moins 20 lots (à l'exclusion des caves, garages et parkings).

Ce conseil, composé de seuls quelques copropriétaires, est chargé de veiller à la bonne exécution par le syndic de ses missions.

L'assemblée générale des copropriétaires prend les décisions les plus importantes relatives à un immeuble à appartements. La gestion journalière de la copropriété est confiée à un gérant, appelé "syndic" de l'immeuble.

Nomination et mission du syndic

• La nomination d'un bon syndic est une décision très importante qui reviendra à l'assemblée générale des copropriétaires.
• Le syndic est nommé par l'assemblée générale, pour assurer la gestion quotidienne de l'immeuble et gérer les fonds de la copropriété. Il doit également convoquer l'assemblée générale, rédiger le procès-verbal, et le conserver. Il doit également exécuter les décisions qui ont été prises. Il doit enfin prendre toutes les mesures nécessaires pour la gestion quotidienne de l'immeuble.
• Le règlement de copropriété doit aussi faire mention des modalités de renouvellement du mandat du syndic ou du renon éventuel de son contrat et des obligations consécutives à la fin de sa mission.
• Un contrat écrit doit contenir les dispositions régissant la relation entre le syndic et l'association des copropriétaires.
• Le mandat du syndic ne peut excéder 3 ans (au lieu de 5 auparavant) mais peut être renouvelé.
• La mission et les compétences du syndic : il doit par exemple souscrire une assurance en responsabilité civile, permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents relatifs à la copropriété, solliciter plusieurs devis pour certaines interventions, procéder à une évaluation des contrats de fournitures, demander l’autorisation de l’AG avant de conclure un contrat avec des proches (afin d’éviter les conflits d’intérêts) tenir une comptabilité et préparer un budget provisionnel pour les dépenses courantes,...
• Enfin, la loi prévoit explicitement que la fonction de syndic n'est pas compatible avec la qualité de membre du conseil de copropriété. Ce dernier a en effet pour mission de vérifier que le syndic s'acquitte correctement de sa fonction, d'où cette incompatibilité.

Fin des pouvoirs du syndic

L'assemblée générale des copropriétaires a le pouvoir de nommer un syndic. Elle a aussi la possibilité de le révoquer.

Les pouvoirs du syndic cessent également en cas de démission ou de décès. A ce moment, l'assemblée générale doit se réunir le plus tôt possible pour en nommer un nouveau.

L’assemblée générale désigne annuellement un commissaire aux comptes, copropriétaire ou non, dont les obligations et les compétences sont déterminées par le règlement de copropriété. Le commissaire est chargé d'effectuer un contrôle de la gestion financière du syndic.