7 juin 2022

Secrétaire de direction temps plein

Temps plein

Description de la fonction:

Vous apportez le soutien nécessaire aux gestionnaires de dossiers et au(x) notaire(s) sur le plan pratique et administratif :

  • Vous démarrez tous les dossiers (tant physiquement que dans le logiciel de dossier) et confirmez la réception des dossiers aux clients ;
  • Vous effectuez des recherches administratives pour les actes préalables tels que le cadastre et l'urbanisme ;
  • Vous êtes responsable du suivi administratif des dossiers après la signature de l'acte : mise à jour quotidienne du répertoire électronique, enregistrement électronique quotidien des actes, préparation des transcriptions, formalités de notification et enregistrement des actes dans les registres pertinents tels que le registre central des testaments et des contrats de mariage ;
  • Vous rédigez des actes simples tels que des mainlevées ;

En plus de votre rôle principal de réceptionniste, vous fournissez un soutien administratif au notaire et à vos collègues :

  • Vous lisez les cartes d'identité des nouveaux clients ;
  • Vous planifiez les rendez-vous pour le notaire et les juristes ;
  • Vous traitez le courrier entrant et sortant ;
  • Vous faites des copies ;
  • Vous classez et archivez les dossiers clôturés.

Vous êtes responsable de la réception :

  • Vous accueillez les clients d'une manière agréable et professionnelle et répondez aimablement aux appels téléphoniques entrants ;
  • Vous organisez les rendez-vous – hors actes -dans l’agenda de l’étude ;
  • Vous êtes la voix et le visage de notre étude ;
  • Vous faites office de personne de contact auprès des fournisseurs.

Profil recherché:

  • Vous êtes titulaire d'un diplôme de secrétaire de direction ou d’un diplôme équivalent. Si vous n'avez aucune expérience dans le notariat, nous ferons ensemble de cette première expérience une réussite!
  • Vous avez une apparence soignée et dynamique et vous maîtrisez la langue française tant oralement que par écrit ;
  • La connaissance du néerlandais est un atout supplémentaire ;
  • Vous êtes mature et discr(et)(ète) ;
  • Vous avez une très bonne maîtrise des applications informatiques courantes (Outlook, Word, Excel,etc.) et êtes toujours prêt(e) à apprendre de nouvelles applications ;
  • Vous vous intégrez facilement dans un groupe et êtes à l'aise dans les contacts avec les clients ;
  • Vous avez une personnalité ouverte, amicale et attentive à notre clientèle ;
  • Vous contribuez à la mise en place d'une structure fluide au sein de l’étude, tout en étant attenti(f)(ve) aux améliorations et optimisations possibles.

Nous proposons:

  • Un contrat à temps plein  à durée indéterminée ;
  • Un salaire à fixer en fonction de votre expérience et vos responsabilités ;
  • En outre, vous bénéficiez des avantages extra-légaux du secteur: assurance hospitalisation, plan de pension complémentaire, assurance perte de revenus, prime de fin d'année et sectorielle, frais de déplacement et éco-chèques ainsi que des chèques repas ;
  • Une infrastructure informatique performante ;
  • Logiciels du bureau : Acta Libra de SDP. Vous recevrez les conseils et formations nécessaires pour maîtriser ce programme.
  • Un espace de bureau lumineux avec jusqu'à 2 autres collègues dans la même pièce ;
  • Une formation continue : nombreuses possibilités de formations continues et de développement personnel ;
  • Nous sommes désireux d'investir dans votre évolution professionnelle par le biais de concertations internes, par le partage des connaissances entre vos collègues mais également à travers la participation à des formations techniques et/ou en développement personnel ;
  • Tout en tenant compte du bon fonctionnement de l’étude, un régime de travail flexible ou favorable à la famille est possible ;
  • L'opportunité d'être qui vous êtes. Le bureau mise sur les talents de chacun, vous permettant d'être vous-même ;
  • La possibilité d'évolution vers d’autres fonctions.

Envoyer lettre de motivation et CV à Bernard Champion, notaire, rue de la Fontinelle 38, à 6880 Bertrix ou par mail à l’adresse bernard.champion@belnot.be

Nous traitons votre demande avec la discrétion nécessaire et dans le respect du RGPD.

Si vous postulez chez nous, votre CV et votre lettre de motivation, qui contiennent entre autres des données d’identification et des données concernant la fonction et le parcours académique, seront conservés pendant 3 ans pour motifs d’intérêt légitime (par ex. : contacter la personne pour un nouvel emploi). Ces données ne seront pas échangées avec des tiers, sauf pour obligation légale. Vous pouvez toujours exercer tous les droits repris dans le RGPD tels le droit de regard et le droit à l’information, le droit à l’effacement des données, le droit à la limitation du traitement, le droit de rectification, le droit d’opposition et le droit d’introduire une plainte auprès des autorités de contrôle, en contactant info@privanot.be Nous veillons à ce que toutes vos données personnelles soient traitées conformément à la législation sur la protection de la vie privée en vigueur.

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